Ergernissen over PowerPoint-presentaties (uitkomsten onderzoek 2013)

Uitkomsten van het onderzoek van Dave Paradi naar ergernissen over PowerPoint-presentaties in 2013
Dave Paradi onderzocht in 2007, 2009, 2011 en 2013 wat mensen het meest irriteert aan PowerPoint-presentaties. De deelnemers aan het onderzoek in 2013 (682 mensen) hadden een duidelijke boodschap voor presentatoren: velen van jullie begrijpen niet hoe een effectieve presentatie gemaakt wordt en hoe je deze moet presenteren. Het publiek is die slechte presentaties meer dan zat. 

Presentaties worden steeds populairder, maar niet veel beter en het publiek raakt meer en meer gefrustreerd

>>> Geen zin/tijd om onderstaande tekst helemaal te lezen? Jammer, maar klik dan even door naar de samenvatting in slideshare! <<<

 

Presentaties worden steeds vaker ingezet
Het eerste inzicht dat het onderzoek geeft, is dat presentaties steeds vaker ingezet worden als middel om te communiceren. Uit het onderzoek blijkt dat 25,5% van de respondenten één of meer PowerPoint-presentaties per dag ziet. Dit aantal is toegenomen: van 13,4% in 2007, 14,2% in 2009, 19,7% in 2011 tot nu dus 25,5%. Bijna een verdubbeling in de laatste zes jaar in het aantal mensen dat op z’n minst één presentatie per dag ziet. Een gemiddelde groei van 15% per jaar.

Veel van Paradi’s klanten vertellen hem dat bij iedere bijeenkomst waar zij aan deelnemen een PowerPoint-presentatie wordt gebruikt en dat rapporten en notities vervangen worden door presentaties. Is het logisch dat veel van de communicatie binnen organisaties verschuift naar presentaties? Niet per se. Zoals verderop in deze tekst blijkt, vinden steeds meer mensen dat hun tijd verspild wordt met presentaties die eruit zagen als boekwerken die ze net zo goed per mail hadden kunnen ontvangen, zodat ze deze zelf konden lezen.

Presentators vervelen hun publiek nog steeds met het voorlezen van te veel teksten op dia’s
Bij het onderzoek konden de deelnemers kiezen uit twaalf zaken waaraan publiek zich kan ergeren bij een PowerPoint-presentatie. Er werd hen gevraagd een top drie uit deze twaalf zaken te selecteren. De ergernis nummer 1 en de rest van de top drie is niet veranderd sinds het vorige onderzoek in 2011. Hieronder de top drie en het percentage respondenten die deze zaken in hun topkeuzes heeft genoemd:

  1. De spreker leest de dia’s aan het publiek voor                                    72,0%
  2. De tekst op de dia’s is zo klein dat ik het niet kan lezen                    50,6%
  3. Lange zinnen in plaats van puntsgewijze opsomming                       48,4%

De percentages zijn maar weinig veranderd in de afgelopen twee jaar. Het voorlezen van de dia’s is met ruime voorsprong nog steeds het meest irritante wat een spreker kan doen. De volgende twee antwoorden verruilden van plekje ten opzichte van het laatste onderzoek. Op de tweede plaats dus nu het gebruik van een te klein lettertype, genoemd door meer dan de helft van de respondenten. Het blijft verbazingwekkend welk lettertypegrootte sommige sprekers durven te gebruiken op hun dia’s. Zo gaf iemand een presentatie met een lettertypegrootte 4! Mocht je jezelf ooit tegen je publiek horen zeggen: ‘Ik weet dat deze tekst niet goed leesbaar is’, zet dan de projector uit! Het onderzoek toont aan dat je je publiek irriteert wanneer je een tekst gebruikt die ze niet kunnen lezen. Op de derde plaats staat het gebruik van lange zinnen in plaats van korte opsommingen. Lange zinnen moedigen voorlezen aan, en dat is dus het vervelendste wat een spreker kan doen.

Presentatoren worstelen nog steeds met het creëren van een duidelijke boodschap en duidelijk beeldmateriaal
Ook de nummer 4, 5, 6 en 7 in het rijtje ergernissen bij PowerPoint-presentaties is gelijk gebleven aan de resultaten uit 2011:

  1. Ontzettend complexe diagrammen                         30,8%
  2. Slecht kleurgebruik                                                     25,8%
  3. Geen duidelijk doel van de presentatie                   22,1%
  4. Geen inspirerende ideeën                                          21,0%

Er was een kleine verschuiving in de percentages in deze rij ten opzichte van het onderzoek in 2011. Deze reacties hebben een duidelijke afstand tot de top 3, maar ook tot de overige irritant bevonden zaken tijdens presentaties.

Uit de reacties van de respondenten komen twee duidelijke boodschappen aan presentatoren naar voren. Ten eerste dat het publiek een duidelijke boodschap eist die inspireert en doel treft. Te vaak slaan sprekers een goede formulering van hun boodschap over en beginnen direct met het maken of kopiëren van dia’s in een PowerPoint-bestand. Doe een stap terug, neem de tijd voor het formuleren van het doel van je presentatie. Onderzoek waar je publiek nu staat en wat je communiceert om hen naar het punt van kennis te bewegen waar jij hen hebben wilt.

Met een goed doordachte doelstelling en een goed geformuleerde boodschap kun je overwegen of dia’s een toegevoegde waarde geven aan de boodschap die jij wilt brengen. De tweede les die een spreker kan leren is hoe beeldmateriaal goed wordt ingezet. Verwarrende grafieken in kleuren die slecht contrast bieden, helpen niet bij het verduidelijken van een boodschap. Dit is waar sprekers hulp bij nodig hebben, bij het goed leren gebruiken van beeldmateriaal. Bij materiaal dat verhelderend werkt in plaats van verwarrend.

Het publiek raakt gefrustreerd door het uitblijven van verbetering
De respondenten werd gevraagd om slechts drie van de twaalf meest irritante zaken te benoemen bij Powerpoint-presentaties. Sommigen konden het niet laten er meer dan drie te kiezen. De gemiddelde reactie was zelfs 3,65! In de onderzoeken in 2011 en 2009 lag dit gemiddelde op 3,30 antwoorden. Dit maakt duidelijk dat het publiek minder tolerant is naar slechte presentaties en dat ze meer frustratie tonen wanneer ze de vragenlijst over hun ergernissen invullen. Er was ook een toename in het aantal presentaties die respondenten gezien hadden met irritante gedragingen van de presentatoren. In dit onderzoek noemde 50,1% van de respondenten dat meer dan de helft van de presentaties die zij bijwoonden een aantal van deze slechte gedragingen bevatten. Deze verhouding is gestegen van 33,1% in 2007, 39,0% in 2009, 42,8% in 2011, tot nu de genoemde 50,1%.

De slechte presentaties blijven maar komen en het publiek wordt steeds minder tolerant. Ze zagen elders goede presentaties, live of via kanalen als TED, en die zorgen ervoor dat ze de lat hoger hebben gelegd voor hetgeen zij verwachten van een presentator. Wat ze voorheen accepteerden, wordt niet langer getolereerd.  

Een overdosis aan informatie is nog steeds een groot probleem bij presentaties
Uit het onderzoek in 2011 werd al duidelijk dat een overdosis aan informatie in opkomst was als het grootste probleem in presentaties. Het onderzoek in 2013 bevestigt deze bevindingen. Ook nu werd de respondenten gevraagd om in drie woorden of zinnen (positief of negatief) weer te geven wat zij zoal hoorden over PowerPoint-presentaties binnen hun organisatie. Met alle genoemde woorden werd een Word cloud gevormd (een wolk aan woorden, waarbij het meest genoemde woord het grootst wordt weergegeven).

woordenwolk

Boring (Saai!) valt het meest op in deze woordenwolk. Waarom vindt het publiek PowerPoint-presentaties saai? Omdat de boodschap die de spreker wil geven niet overkomt en dus voelt het bijwonen van die presentatie als het verspillen van tijd. Saai betekent niet dat ze het verhaal van de presentator niet willen horen. Integendeel, maar de slechte voorbereiding en manier van presenteren zorgt dat het publiek het opgeeft en besluit dat dit een verspilling van hun tijd is. Vaak komt het omdat de presentator geen tijd heeft genomen om te focussen op de belangrijkste informatie en dus gewoon alle kennis die hij heeft in de presentatie propt.

Een overdosis aan informatie komt in de woordenwolk ook naar voren door de woorden Long, Much en Many. In de presentatie wordt teveel informatie opgenomen. Informatie die niet nodig is voor het publiek om de boodschap te begrijpen. In Paradi’s laatste boek, Present it so they get it, vermeldt hij strategieën om een overdosis aan informatie te voorkomen. Presentatoren moeten leren hoe zij de informatiestroom beperken om zo een gerichtere boodschap te creëren voor het publiek.

Andere duidelijk aanwezige woorden in de woordenwolk zijn Read en Text. Dit bevestigt wat eerder al genoemd werd, namelijk dat het voorlezen van tekst het meest irritante is wat een presentator kan doen. Als de spreker dia’s vol met zinnen en tekstalinea’s zet, is het geen wonder dat dit uiteindelijk voorgelezen wordt aan het publiek.

Slechte presentaties zorgen voor aanzienlijke kosten in organisaties
Veel van de opvallende woorden in de woordenwolk zijn negatieve woorden, die tonen dat PowerPoint-presentaties een slechte reputatie hebben gekregen. Het woord Death is prominent aanwezig en verwijst naar de uitdrukking “Death by PowerPoint”. Of er ook daadwerkelijk iemand is overleden als gevolg van een slechte PowerPoint-presentatie is niet bekend ;).

De directe impact van slechte presentaties op sprekers zelf is dat ze minder zullen verkopen dan ze hoopten, dat ze projecten niet goedgekeurd krijgen, dat ze geen productiviteitswinst hebben vanwege een gebrek aan begrip en dat beslissingen worden vertraagd als gevolg van verwarring. Er zijn reële kosten gemoeid met slechte presentaties en organisaties moeten beginnen met de erkenning van de positieve economische impact die presentatietraining voor presentatoren heeft.

Sommige presentatoren en organisaties denken dat het veranderen van presentatiehulpmiddelen het probleem oplost. Maar het hulpmiddel is niet het probleem. Het zijn de vaardigheden en het gedrag van de presentator waar verandering in moet komen.

Niet alles is negatief in dit verhaal. Het woord Good in de woordenwolk is ook duidelijk zichtbaar. Dit suggereert dat er toch wel presentatoren zijn die vorderingen maken en een presentatie geven die goed en duidelijk is. Het feit dat sommige presentatoren hebben geleerd hoe zij effectieve presentaties kunnen maken en geven, maakt het in feite moeilijker voor degenen die dat nog niet hebben geleerd. De lat komt hoger te liggen in veel organisaties, ook al zijn het slechts een paar presentatoren die schitteren. Van de rest van de presentatoren wordt verwacht dat zij zich verbeteren.

Presentatoren moeten hun presentatie goed voorbereiden
In het onderzoek gaven de respondenten opmerkingen over hetgeen hen ergert aan slechte PowerPoint-presentaties. Deze opmerkingen werden samengevoegd op 39 pagina’s en daaruit kwamen vier thema’s naar voren. Een belangrijkste thema was het gebrek aan planning of een slechte planning van de presentatie. In veel reacties kwam naar voren dat de presentaties geen duidelijke boodschap hadden en inspiratie of structuur misten. Dit maakt het volgen van de presentatie moeilijk voor een toeschouwer. Respondenten merkten ook op dat het irriteert wanneer presentatoren een eerdere presentatie of presentaties van anderen gebruiken en de inhoud ervan niet aanpassen aan het publiek. Presentatoren moeten niet automatisch starten met het maken van dia’s in de voorbereiding op hun presentatie, maar eerst focussen op de boodschap die zij willen brengen én zich verdiepen in wat voor het publiek interessant is. Pas nadat ze een overzicht van de inhoud van hun presentatie hebben gecreëerd, moeten ze bedenken of er beeldmateriaal is dat hun boodschap kan ondersteunen.

Sommigen merkten op dat dia’s vaak ontworpen worden om twee doelen te dienen. Eén, als hulpmiddel voor een presentatie, en twee, als een verslag van wat er gezegd is, zodat anderen de presentatie na afloop kunnen bekijken en weten wat werd meegedeeld. Het probleem is wanneer presentatoren zich concentreren op het tweede doel zij vaak eindigen met een document dat wordt voorgelezen aan het publiek. De beste manier om een dia-bestand dat beide doelen dient te maken, is verborgen dia’s te gebruiken voor de extra details, die kunnen worden geraadpleegd wanneer het bestand aan anderen wordt gestuurd.

Het publiek geeft om de opmaak van een dia
Presentatoren denken misschien dat het publiek niet geeft om het ontwerp van de dia’s, maar de respondenten maakten duidelijk dat zij dit wel degelijk belangrijk vinden. Meermaals werd de slechte keuze in kleuren en lettertypen genoemd die zorgen voor moeilijk leesbare dia’s. De respondenten gaven ook commentaar op inconsistente opmaak en lay-out van de dia’s. Alles wat het publiek afleidt van de boodschap is schadelijk voor het succes van de presentatie. Presentatoren moeten de tijd nemen om elke dia in overeenstemming te brengen met het sjabloon van een organisatie of een overeengekomen standaard.

Presentatoren moeten meer aandacht besteden aan de inhoud van de dia’s
Veruit de meeste reacties gingen over presentaties die in feite rapporten waren, met niets anders dan een muur van teksten die voor het publiek werd geprojecteerd. Heb je een rapport, gebruik dan Word en creëer een schriftelijk verslag.

Als presentatoren ervoor kiezen beeldmateriaal te gebruiken, dan doen ze dat niet altijd verstandig. Zo werden spreadsheets genoemd, die regelmatig als beeldvulling worden misbruikt. Wanneer het publiek niet kan vertellen wat er op de dia staat, helpt dat hen niet bij het begrijpen van je boodschap. Andere slecht gebruikte beeldmaterialen waren te ingewikkelde grafieken, slecht gekozen afbeeldingen en flauwe ClipArt plaatjes. Ook wanneer beeldmateriaal niet begrepen wordt, geeft dit verwarring bij het publiek. Respondenten gaven ook commentaar op beelden en videoclips die de boodschap van de presentatie niet ondersteunden. Dat het leek alsof de presentator voor deze clips koos, omdat hij of zij dacht dat ze cool waren. Maar het moge duidelijk zijn, als het beeldmateriaal niet past bij het punt dat je wilt maken, gebruik het dan niet.

Animaties werden ook becommentarieerd door een aantal respondenten. Het publiek wil enkel dat presentatoren animaties gebruiken om een opsomming op te bouwen of om de context weer te geven. Verder leiden animaties alleen maar af en ergeren het publiek. Een laatste ergernis die genoemd werd: fouten op de dia’s en dan in het bijzonder de spelfouten. Wanneer het publiek een fout opmerkt op de dia, ondermijnt dit de geloofwaardigheid van de presentator en het publiek begint aan de rest van de presentatie-inhoud te twijfelen.

Het publiek verwacht betere sprekersvaardigheden
Als presentatoren spreken, doen ze dat niet altijd even goed, volgens de opmerkingen van de respondenten in het onderzoek. Zoals we al zagen in de top van ergernissen, lezen teveel presentatoren dia’s voor, maar zijn zij vaak ook teveel op het scherm gericht als zij presenteren. Ze lijken zich los te maken van het publiek. Een aantal respondenten zei dat in dat geval de presentator beter het bestand kan e-mailen als een verslag, want lezen dat kan iedereen zelf wel.

Het blijkt ook dat een aantal presentatoren niet goed voorbereid zijn op de presentatie. Zo werd genoemd dat hetgeen de presentator zegt niet altijd overeenkomt met de inhoud van de dia’s en dat presentatoren dia’s overslaan die ze niet willen bespreken, omdat ze gebruik maken van de dia’s van iemand anders. Presentatoren moeten hun presentatie afstemmen op de doelgroep in de zaal en repeteren met hun dia’s om ervoor te zorgen dat de presentatie soepel en consistent is. Voel je vrij om over te schakelen op een zwarte dia als er geen geschikt beeld is bij hetgeen je wilt zeggen.

Er werden een aantal opmerkingen gemaakt over de spreekvaardigheid van de presentatoren. Stopwoordjes, niet weten waar te staan voor de groep, ongepaste taal en andere elementaire sprekersvaardigheden werden genoemd in de reacties. Als je nog geen ervaren spreker bent, ga oefenen en doe ervaring op. Volg een presentatietraining, doe wat je moet doen om meer comfortabel op de voorgrond te treden.

Tot slot, het publiek wil dat presentatoren weten hoe je PowerPoint gebruikt tijdens een presentatie. Problemen met het tonen van de presentatie, het vastlopen van ingesloten video’s, het gebruik van de bewerkmodus in plaats van het tonen van de presentatiemodus en andere softwarevaardigheden werden genoemd in de commentaren. Je hoeft niet de grootste expert in de wereld te zijn op elk aspect van de software, maar presentatoren moeten weten hoe zij het presentatiehulpmiddel moeten gebruiken.

Conclusie
Dus wat is de algemene boodschap voor presentatoren die blijkt uit de antwoorden op deze enquête? Het is duidelijk dat presentaties steeds populairder worden als middel om ideeën over te brengen. Met deze toegenomen aandacht zijn de verwachtingen bij het publiek steeds groter. Ze zijn niet langer tevreden met middelmatige dia’s en slechte sprekers. Presentatoren moeten hun vaardigheden in het formuleren van hun boodschap, het creëren van dia’s die die boodschap ondersteunen en effectief presenteren van deze dia’s verbeteren. Het resultaat van deze verbeteringen is een betere omzet, meer efficiëntie en snellere beslissingen.

Dave Paradi woont en werkt in Canada. Hij schreef zeven boeken over effectieve PowerPoint-presentaties. Dave ontving van Microsoft de PowerPoint Most Valuable Professional Award voor zijn bijdragen aan het op een juiste manier inzetten van PowerPoint-presentaties. Lees meer over hem op: www.thinkoutsidetheslide.com

Add a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *